Dans l’ère de l’informatisation galopante, la gestion électronique de documents (GED) est devenue un enjeu crucial pour bon nombre d’entreprises. Entre le cloud et la solution locale, le choix peut se révéler délicat. À travers cet article, nous allons vous aider à déterminer laquelle de ces deux solutions est la plus adaptée à vos besoins.
GED locale : une solution sur mesure
Pour être concret, la GED locale est une solution qui nécessite l’installation d’un logiciel sur tous les postes de travail de votre entreprise. Cette solution offre de nombreux avantages, notamment en termes de personnalisation et de sécurité.
Sécurité renforcée
Avec une GED locale, vos documents sont stockés sur vos propres serveurs. Cela signifie que vous avez un contrôle total sur vos données. De plus, la GED locale est généralement perçue comme plus sûre car elle est moins exposée aux cyberattaques. En effet, les données en local sont moins vulnérables aux attaques par déni de service ou au piratage de compte.
Personnalisation poussée
Opter pour une GED locale, c’est aussi bénéficier d’une solution entièrement adaptable à vos besoins. Vous pouvez choisir le type de stockage qui vous convient le mieux (disques durs, SSD, etc.) et déterminer vos propres paramètres de sécurité.
GED cloud : l’ère de la mobilité et de la flexibilité
La GED cloud, quant à elle, est une solution qui repose sur le stockage de vos documents sur des serveurs distants, accessibles via internet. La GED cloud présente également de nombreux avantages, notamment en termes de mobilité et de flexibilité.
Accès à distance et mobilité
Avec une GED cloud, vos documents sont accessibles partout, tout le temps. Il vous suffit d’une connexion internet pour accéder à vos données. Cette solution est donc particulièrement adaptée pour les entreprises qui ont adopté le télétravail ou qui ont des équipes dispersées géographiquement.
Flexibilité et évolutivité
La GED cloud est une solution flexible : vous pouvez augmenter ou diminuer votre capacité de stockage en fonction de vos besoins. De plus, elle est évolutive : vous pouvez ajouter de nouvelles fonctionnalités à votre GED cloud sans avoir à installer de nouveau logiciel.
Comment choisir entre GED cloud et GED locale ?
Pour choisir entre une GED cloud et une GED locale, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères.
Évaluez vos besoins en matière de sécurité
Si la sécurité est une priorité pour votre entreprise, une GED locale peut être une solution plus appropriée. Toutefois, il ne faut pas négliger la sécurité offerte par certaines solutions cloud, qui proposent des protocoles de chiffrement avancés pour protéger vos données.
Considérez votre budget
En termes de coût, une GED locale peut nécessiter un investissement initial plus important (achat de serveurs, de logiciels, etc.). En revanche, une GED cloud fonctionne sur un modèle d’abonnement, ce qui peut permettre de répartir les coûts sur le long terme.
En conclusion, le choix entre une GED cloud et une GED locale dépend essentiellement de vos besoins, de votre budget et de vos priorités en matière de sécurité. Quelle que soit la solution que vous choisirez, n’oubliez pas que l’objectif est de faciliter la gestion de vos documents et d’améliorer vos processus de travail.